Algemene info

Wat is het Serieregister?

Het Serieregister is het centrale register waarin series en sjabloonseries worden gepubliceerd. Het Serieregister maakt het mogelijk om series op een efficiënte manier aan te maken en in te dienen ter goedkeuring bij de bevoegde selectiecommissie.

Open

Series zijn verzamelingen van gelijksoortige dossiers die gecreëerd en onderhouden worden door dezelfde archiefvormer. Ze zijn het resultaat van hetzelfde proces en/of vinden hun basis in dezelfde regelgeving. Op serieniveau ga je heel wat metadata vastleggen waaronder beheersmatige metadata zoals de bewaartermijn, bestemming, openbaarheid en hergebruik. Deze beheersmatige metadata leggen vast hoe je de dossiers moet behandelen: hoe lang moet je ze bewaren, mag je ze op een bepaald moment vernietigen, heeft een burger toegang... Door deze metadata vast te leggen in een serie moet je dit niet voor elk individueel dossier doen. Van zodra je weet tot welke serie een dossier behoort, weet je exact wat je met het dossier moet doen.

Dit deel van de handleiding behandelt alles rond rollen, acties, taken, permissies, terminologie in het Serieregister. Het schetst het algemene kader van de applicatie, los van inhoudelijke functionaliteiten.​

Open

Inloggen

Een gebruiker moet zich via IDM aanmelden vooraleer hen toegang krijgt tot het Serieregister. Er zijn verschillende manieren om zich aan te melden:

• Beveiligingscode via sms

• eID en kaartlezer

• Beveiligingscode via mobiele app

• De Itsme applicatie

• Een federaal token

• Alfa-windows-account (enkel voor gebruiker van de Vlaamse overheid)

Indien je voor meerdere organisaties een rol hebt binnen het Serieregister moet je aangeven namens wie je jezelf aanmeldt. Vervolgens zal je ingelogd zijn in de applicatie in de rol die de lokale beheerder aan jou gegeven heeft. Dit zal ofwel seriebeheerder ofwel informatiebeheerder zijn.

Meer info: https://www.vlaanderen.be/aanmelden-bij-de-overheid-mijn-digitale-sleutels

Rollen

In het serieregister kan je één van vier mogelijke rollen hebben. Deze zijn opgedeeld in twee groepen: de rollen voor een organisatie die werkt in het Serieregister en de rollen voor de selectiecommissie:

• Binnen een organisatie:

  • Seriebeheerder

  • Informatiebeheerder

• Binnen de selectiecommissie:

  • Lid

  • Voorzitter

Acties

en actie wordt uitgevoerd op een serie of een sjabloonserie op initiatief van de gebruiker. In het serieregister bepaalt de toegewezen rol welke acties je ter beschikking krijgt. Je bent altijd ingelogd voor één organisatie of selectiecommissie en krijgt alle acties ter beschikking van de rol die je speelt binnen jouw organisatie/ een selectiecommissie.

De lokale beheerder kan via IDM gebruikers aan rollen koppelen. De rol bepaalt vervolgens binnen het Serieregister welke acties beschikbaar zijn:

Taken

Taken worden getriggerd door een actie (uit de lijst hierboven) of door de uitvoering van andere taken. Een taak is niet gelijk aan een actie:

• Alleen een taak wordt opgenomen in de takenlijst

• Een taak moet uitgevoerd worden en heeft een deadline

• Een actie kan uitgeoefend worden zonder dat er een taak in het spel is

• Een actie wordt uitgevoerd omdat een gebruiker dit nodig vindt zonder een trigger van het systeem

• Een taak is altijd het resultaat van een actie of de uitvoering van een andere taak

Voorbeeld 1: Wanneer de seriebeheerder de actie 'indienen serie' uitvoert, krijgt de informatiebeheerder de taak 'serie evalueren ter indiening' waarbij de informatiebeheerder beoordeelt of de serie goed genoeg is voor indiening bij de selectiecommissie of er nog correcties nodig zijn.

Voorbeeld 2: Wanneer de commissievoorzitter bijvoorbeeld de taak 'neem de publicatiebeslissing' uitvoert en hierbij de serie afkeurt, krijgt de informatiebeheerder de taak 'corrigeer afgekeurde serie' toegewezen door het systeem.

Aan taken zijn altijd een deadline van 30 dagen gekoppeld. Deze deadline wordt gebruikt om in de takenlijst een rangschikking te maken van welke taken het meest dringend uit te voeren zijn.

Terminologie

Actie

• Een handeling die uitgevoerd wordt op een serie of sjabloonserie.

Detailpagina

• De overzichtspagina van een serie waarbij je de ingevulde metadatavelden van de serie kan raadplegen.

Geldigheidsperiode (Datering)

• De periode tussen openings- en sluitingsdatum van een serie waarbinnen er dossiers gecreëerd worden die tot de serie behoren.

IDM

• Identity management

• Het Gebruikersbeheer van de Vlaamse overheid gericht op het administreren van gebruikers van IT- en informatiesystemen.

• https://overheid.vlaanderen.be/ict/ict-diensten/gebruikersbeheer

Organisatie

• Bestuurlijke entiteit, uniek geïdentificeerd via het OVO- en/of KBO-nummer

  • OVO-nummers vind je terug via het Organisatieregister Wegwijs - https://wegwijs.vlaanderen.be/#/organisations

  • KBO-nummers vind je terug via de Kruispuntbank van Ondernemingen - https://kbopub.economie.fgov.be/kbopub/

Permissie

• Het recht om acties of taken uit te voeren op een serie of sjabloonserie.

• De permissie is afhankelijk van de organisatie waarvoor je bent ingelogd, jouw rol, het type en status van de serie.

Rol

• Elke gebruiker die inlogt in het Serieregister krijgt één van vier mogelijke rollen. De rol bepaalt welke acties de gebruiker ter beschikking heeft.

Serie

• Een groepering van gelijksoortige dossiers die gecreëerd en onderhouden worden door dezelfde archiefvormer. Ze zijn het resultaat van hetzelfde proces en/of vinden hun basis in dezelfde regelgeving.

Selectiecommissie

• Orgaan dat ingediende series evalueert en sjabloonseries aanmaakt.

• Er bestaan drie selectiecommissies:

  • Vlaamse overheid

  • Lokale besturen

  • Provincies.

• Voorbeelden:

  • De serie subsidiedossiers rond zonnepanelen

  • De serie notulen van het directiecomité van Het Facilitair Bedrijf

Sjabloonserie

• Een sjabloonserie is een serie aangemaakt door de selectiecommissie die je als template kan gebruiken om een nieuwe serie aan te maken.

Toepassingsgebied

• Een verzameling gelijksoortige organisaties wiens series door dezelfde selectiecommissie worden beoordeeld.

• Elke van de drie bestaande selectiecommissies is bevoegd voor een ander toepassingsgebied.

• Op basis van het toepassingsgebied waartoe jouw organisatie behoort, zullen ingediende series door een van de drie commissies beoordeeld worden.

Unieke ID

• De unieke code die elke serie krijgt.

• Voorbeeld: f3ed30057dce4c1e98aa26c7b059f9b99536e3c470674154af0433203bf20f4b

URI

• Uniform resource identifier

• Het is een unieke link die elke serie krijgt.

• Voorbeeld: 
  

Validatieperiode

• De termijn van 5 jaar dat een serie gepubliceerd blijft. Deze start vanaf de goedkeuring door de selectiecommissie.

• Elke keer dat een serie door een review opnieuw door de selectiecommissie beoordeeld en goedgekeurd wordt, wordt deze termijn gereset.

• Als de validatieperiode voorbij is, krijgt de serie automatisch de status "Goedkeuring verstreken"​​​​​​​.