Series overnemen
Sjabloonseries
Sinds april 2020 maakt het Serieregister gebruik van sjabloonseries die in kaart worden gebracht door de verschillende selectiecommissies. Deze sjabloonseries kan je als template gebruiken voor het aanmaken van nieuwe series. In tegenstelling tot een zelf aangemaakte serie moet de selectiecommissie bij het aanmaken van een sjabloonserie minder metadata verplicht invullen. De metadata die elke sjabloonserie sowieso bevat, zijn:
Naam
Beschrijving
Wettelijke en/of administratieve bewaartermijn
Bestemming
Dit betekent dat wanneer je een sjabloonserie overneemt om een nieuwe serie aan te maken dat je mogelijks nog heel wat metadata zal moeten aanvullen die verplicht zijn voor alle andere organisaties in het Serieregister:
Dienstverlenging en/of proces
Wettelijke en/of administratieve bewaartermijn
Openbaarheid dossiers
Hergebruik
Informatieclassificatieniveau
Wanneer je in de linker-navigatie van het dashboard klikt op gepubliceerd kan je vervolgens op ‘sjabloonseries’ klikken. Je komt vervolgens in de lijst met sjabloonseries van de selectiecommissies terecht. Indien er in deze lijst een serie voorkomt die je wilt gebruiken voor je eigen organisatie, open je de serie en klik je onderaan op ‘als template gebruiken’.
Vervolgens zal er een nieuw invulformulier openen waarin de gegevens van de sjabloonserie al zijn ingevuld. Je kan hier nog aanpassingen doen aan de overgenomen metadata en/of andere verplichte metadata invullen. Bij het aanmaken van een nieuwe serie op basis van een sjabloonserie zal de nieuwe serie een relatie 'is afgeleid van' krijgen met de sjabloonserie.
Verkorte flow
Als je niets wijzigt aan onderstaande metadata kan je jouw nieuwe serie meteen publiceren. Jouw serie moet met andere woorden niet meer langs de selectiecommissie passeren voor goedkeuring. Je krijgt onderaan immers de knop 'publiceren' te zien. Dit is de verkorte flow waardoor de serie niet ingediend wordt bij de selectiecommissie. Alle andere metadata kan je sowieso aanvullen/wijzigen waarna je de serie meteen kan publiceren.
Naam
Beschrijving
Wettelijke en/of administratieve bewaartermijn
Bestemming
Als je toch iets wijzigt aan bovenstaande metadata zal de knop 'publiceren' veranderen in de knop 'indienen' en zal de commissie jouw serie alsnog beoordelen.
Gepubliceerde series
Het aanmaken van een nieuwe serie kan ook door een reeds bestaande serie te dupliceren. Hierdoor worden de gegevens van een gepubliceerde serie gebruikt als input voor de nieuwe serie.
Ga naar de lijst ‘Gepubliceerd’ in de navigatiebalk.
Kies of zoek naar een serie in de lijst die je wenst te gebruiken als basis voor een nieuwe serie.
Open de gewenste serie door erop te klikken.
Kies de actie ‘Dupliceren’.
Het systeem heeft een nieuwe serie aangemaakt op basis van de gegevens van de gepubliceerde serie. De serie is gedeeltelijk ingevuld. Alle velden hebben de waarde van de initiële serie behalve:
Organisatie en toepassingsgebied wordt automatisch aangepast naar jouw eigen organisatie
Archiefvormer wordt automatisch aangepast naar jouw eigen organisatie
De gebruiker kan hier kiezen om de gegevens van de nieuwe serie te bewerken en klikt uiteindelijk op ‘bewaren’. De gegevens worden door het systeem gevalideerd op fouten. Daarna is de nieuwe serie zichtbaar in de conceptenlijst. Indien er fouten optreden bij de validatie, wordt getoond welke velden fouten bevatten. De gebruiker kan de informatie wijzigen en opnieuw opslaan.
Een gedupliceerde serie heeft:
een eigen unieke ID en URI, er is geen link met de serie die gedupliceerd werd
een versienummering die start met 1
In tegenstelling tot de sjabloonseries moet elke serie die je aanmaakt door een gepubliceerde serie te dupliceren langs de selectiecommissie passeren. Er is geen verkorte flow waarbij je de serie meteen kan publiceren.