Analoog archief

Inleiding

Naast digitale dossiers en documenten kunnen ook beschrijvingen van analoge documenten worden aangemaakt en gearchiveerd in het E-depot. Dit is een afzonderlijke module en moet geactiveerd worden op organisatieniveau.

De procesflow voor deze analoge beschrijvingen verloopt gelijkaardig aan de procesflow van digitale dossiers en documenten:

• De eerste stap in het proces is het importeren van een dossier met analoge
  documenten/stukken. In deze stap wordt het dossier gekoppeld aan een serie en
  wordt beschrijvende metadata toegekend.

• In een volgende stap kan de gebruiker eventueel extra afzonderlijk beschreven
  stukken aan het dossier toevoegen.

• Wanneer het dossier de juiste analoge stukken/beschrijvingen bevat, kan het
  ingediend worden bij de informatiebeheerder (of kan het door de
  informatiebeheerder rechtstreeks gepubliceerd worden).

• Na het indienen komt het dossier bij de informatiebeheerder terecht ter evaluatie.
  Hij/zij kan het dossier goedkeuren of afkeuren.

• Bij afkeuren gaat het dossier terug naar de archiefbeheerder en
  informatiebeheerder ter correctie. De metadata kan bewerkt worden of er kunnen
  stukken toegevoegd of verwijderd worden om het dossier opnieuw in te dienen.

• Bij goedkeuren wordt het dossier na het genereren van de nodige representaties
  opgenomen in het archief.

Eenmaal het dossier met analoge documenten opgenomen is in het archief, ondergaat het dezelfde behandeling als een digitaal dossier, nl. bewaren volgens de vooropgestelde bewaartermijn en nadien vernietigen indien de bestemming ‘Vernietigen’ is.

Van zodra een dossier aangemaakt is in het e-depot systeem (in de conceptfase), is het ook beschikbaar in de gekoppelde applicatie ‘Archief overdragen’. In deze applicatie worden de beschrijvingen verpakt en getransporteerd om uiteindelijk naar het archiefdepot over te dragen. Alle mogelijke acties en handelingen voor het overdragen van analoog archief is in de afzonderlijke documentatie voor deze applicatie terug te vinden.

Analoge beschrijvingen aanmaken via import

Analoge dossiers en documenten kunnen in het e-depot aangemaakt worden via het importsjabloon. Het importeren van dossiers met analoge documenten gebeurt aan de hand van een zip bestand waarin een CSV of XLSX bestand is opgenomen met alle metadata van de dossiers en stukken die men wenst op te laden.
Voor het importeren van dossiers met analoge stukken zijn volgende voorwaarden, naast de algemene voorwaarden zoals vermeld bij het importeren van digitale dossiers, van toepassing:

• Je kan enkel een volledig analoog of volledig digitaal dossier beschrijven. Hybride dossiers worden nog niet ondersteund.

• De kolom ‘Analoog?’ in het importsjabloon is bedoeld om aan te duiden of het over een analoog dossier en stuk gaat. Vul steeds de kolom in met ‘Ja’ op niveau van het dossier en geef daarna de waarde ‘Ja’ in bij de eventueel afzonderlijk beschreven analoge stukken. Indien je ‘Nee’ of niets invult dan beschouwt het systeem dat niveau als digitaal en zal je foutmeldingen krijgen tijdens het verwerken van het zip bestand.

• Achteraan het importsjabloon zijn kolommen toegevoegd om bestaand archief te kunnen migreren naar het nieuwe depotbeheer. Indien de organisatie nog geen bestaand archief heeft, kunnen deze kolommen leeg gelaten worden. Indien de organisatie wel bestaand archief heeft en dit wil migreren naar het depotbeheer dan zijn volgende voorwaarden belangrijk:

  • De nodige series zijn aangemaakt in het serieregister

  • De opslaglocaties (met eventueel bijhorende legacy locatie ID) zijn correct aangemaakt in het depotbeheersysteem.

• Daarnaast zijn er ook kolommen toegevoegd om de unieke ID’s van beschrijvingen en verpakkingen mee te geven in het importsjabloon. Hiermee kunnen gebruikers meteen de analoge dossiers voorzien van een label en in een verpakking opnemen zodat de flow in de applicatie ‘Archiefoverdracht’ sneller en efficiënter kan verlopen.

• Bij de verwerking van een opgeladen zip bestand wordt gecontroleerd of er geen digitale bestanden aanwezig zijn voor dossiers of stukken die gemarkeerd werden als ‘analoog’. De foutafhandeling gebeurt op dezelfde manier als bij digitale dossiers.

Het uitvoeren en verwerken van de import verloopt gelijkaardig aan de import van digitale dossiers. Ook hier kan men dus eventuele fouten in de import opvolgen via de verwerkingslijst.

Extra stukken afzonderlijk beschrijven

Wanneer een dossier met analoge documenten in meerdere delen werd beschreven, kan de archiefbeheerder of informatiebeheerder nog een extra stuk aan het dossier toevoegen en afzonderlijk beschrijven. Het toevoegen van een extra stuk verloopt als volgt:

• Ga naar een dossier met analoge documenten en open het tabblad ‘Inhoud’.

• Kies de actie ‘Stukken invoeren’ en kies de optie ‘Analoog stuk toevoegen’.

• Het systeem opent de detailpagina van het aangemaakte stuk. De gebruiker kan nu de nodige metadata toekennen en daarna het stuk bewaren.

Deze actie kan zowel op een dossier in de conceptfase als op een gepubliceerd dossier worden uitgevoerd. De afzonderlijk beschreven stukken worden later buiten het E-depot gebruikt om de beschrijving/documenten aan een verpakking te koppelen.​​​​​​​​​

Analoge beschrijvingen indienen of goedkeuren

Wanneer het dossier door een archiefbeheerder is aangemaakt, kan deze gebruiker het dossier indienen ter evaluatie. De evaluatie verloopt gelijkaardig aan die van digitale dossiers met uitzondering van de actie ‘Weigeren’. Deze actie is niet mogelijk bij analoge beschrijvingen omdat het analoge dossier mogelijk al in een verpakking zit. Verder kan de informatiebeheerder het dossier dus wel goed- of afkeuren.

Wanneer het dossier door een informatiebeheerder is aangemaakt, kan deze gebruiker het dossier rechtstreeks goedkeuren waarna het in de archieffase terechtkomt. Eenmaal het dossier is gearchiveerd, ondergaat het dezelfde behandeling als een digitaal dossier, namelijk het uitvoeren van de vooropgestelde bestemming en bijhorende bewaartermijn.

Analoge beschrijvingen verwijderen

Vanuit de conceptenlijst kan een dossier in zijn geheel of een afzonderlijk stuk worden verwijderd. Zo zijn bijvoorbeeld foutieve dossiers of analoge beschrijvingen niet langer zichtbaar in de conceptenlijst en zullen deze niet in het archief worden opgenomen. Voor analoge beschrijvingen of dossiers met een analoge beschrijving kan deze actie enkel worden uitgevoerd wanneer er nog geen verpakking is gekoppeld aan de beschrijving. Zo voorkomen we het probleem van een lege verpakking in het systeem terwijl de verpakking in werkelijkheid wel nog documenten bevat.​​​​​​​

Analoge beschrijvingen aanvragen

Eenmaal het dossier met analoge documenten is gearchiveerd in het E-depot en het ook fysiek werd opgenomen op een opslaglocatie in het depot, kunnen de analoge stukken worden aangevraagd ter raadpleging. Er zijn drie types van aanvragen mogelijk:

• Aanvragen voor raadpleging in de leeszaal. Hierbij worden de aangevraagde documenten beschikbaar gesteld in een leeszaal van het depot.

• Aanvragen voor scanning on demand. Hierbij worden de aangevraagde documenten indien mogelijk gescand en worden de digitale representaties van die documenten beschikbaar gesteld in het E-depot.

• Aanvragen voor bruikleen. Hierbij worden de aangevraagde documenten opgestuurd naar de aanvrager zodat hij/zij deze op de gewenste locatie kan raadplegen.

De gebruiker kan ervoor kiezen om een dossier met alle analoge beschrijvingen aan te vragen of hij/zij kan één of meerdere analoge beschrijvingen/stukken uit een dossier aanvragen. Opgelet, de actie ‘Aanvragen’ is disabled wanneer er een digitaal dossier en/of stuk werd geselecteerd en wanneer één of meerdere analoge stukken nog niet is weggezet in het depot.

• Zoek naar het gewenste dossier met analoge stukken of selecteer de nodige dossiers of beschrijvingen in de lijst ‘Alles in archief’.

• Kies de actie ‘Aanvragen’.

• Kies in het pop-upscherm het type van de aanvraag die je wenst uit te voeren en geef indien nodig bijkomende informatie in.

  • Bij raadpleging in leeszaal wordt een e-mailadres en/of telefoonnummer gevraagd alsook een gewenst moment van inzage.

  • Bij scanning on demand wordt een e-mailadres en/of telefoonnummer gevraagd.

  • Bij bruikleen wordt een e-mailadres en/of telefoonnummer gevraagd alsook een adres waarnaar de dossiers moeten worden opgestuurd.

Indien je een dossier wil aanvragen, zal het systeem alle analoge stukken binnen het dossier aan de aanvraag toevoegen en de nodige informatie doorsturen naar de Depotbeheer-tool waarin de aanvragen worden behandeld.

Mijn aanvragen opvolgen

Eenmaal de gebruiker een aanvraag heeft aangemaakt, kan hij/zij deze en alle eerder aangemaakte aanvragen opvolgen in het E-depot via de lijst ‘Mijn aanvragen’.

• Ga via de navigatiebalk naar het onderdeel ‘Gebruikersprofiel’ en kies daarin de optie ‘Mijn aanvragen’.

• Het systeem opent een pagina waarin alle aanvragen van de gebruiker worden bijgehouden. 

• Klik op de unieke ID van een bepaalde aanvraag om de details weer te geven. Zo kan de gebruiker raadplegen welke stukken zijn opgenomen in de aanvraag, wat de status van zijn/haar aanvraag is en om welk type aanvraag het gaat.

Wanneer de digitale representatie van een document na scanning on demand correct is opgeladen en verwerkt, krijgt de aanvrager een notificatie in het E-depot. Zo is hij op de hoogte wanneer het aangevraagde document kan worden geraadpleegd. Voor de andere types van aanvragen verloopt de communicatie met de aanvrager buiten de applicatie.