Terminologie

Dossier

• Een dossier is een aggregatie van stukken die gecreëerd, onderhouden of ontvangen zijn door een organisatie in het kader van één specifiek proces en één specifieke case/zaak.

Stuk

• Een aggregatie van informatie die gecreëerd, onderhouden of ontvangen is door een organisatie in het kader van hetzelfde proces, dezelfde case en die een logische onderlinge samenhang vertoont.

Representatie

• De fysieke vorm/drager van een stuk. In een analoge wereld is de representatie het fysieke stuk. In een digitale wereld is de representatie het technische formaat.

Metadata

• Metadata zijn gegevens die extern aan content worden toegevoegd met het oog op ontsluiting, communicatie en beheer. Metadata zijn gegevens over gegevens.

Transformatie

• De handeling die een representatie met een bepaald technisch bronformaat omzet naar een nieuw doelformaat met het oog op raadpleegbaarheid.​​​​​​​

Security groepen

• Security groepen of beveiligingsgroepen worden aan een serie toegekend om de serie af te schermen in het E-depot. Bepaalde series mogen enkel door bepaalde gebruikers worden geraadpleegd en gebruikt in het E-depot. Om die gebruikers te bundelen worden security groepen aangemaakt. De gebruikers worden in Gebruikersbeheer gekoppeld aan de nodige groepen.

Extensie

• Een extensie is een verzameling van één of meerdere attributen (metadatavelden). De extensie kan door de informatiebeheerder aan een serie worden gekoppeld in het Serieregister. De gekoppelde extensies zullen op het desbetreffende niveau van dossier en/of stukken zichtbaar zijn in het E-depot.

Documentenkluis

• De documentenkluis is een API bovenop het E-depot en laat applicaties toe om ‘losse documenten’ op te slaan met het oog op duurzame bewaring, actief beheer, bewijskracht en ontsluiting naar diverse kanalen.

Weesdocumenten

• Dit zijn documenten die vanuit een andere applicatie via de documentenkluis in het E-depot zijn opgeladen als losse stukken. Bv. documenten uit de Handtekenmap worden via de documentenkluis in het E-depot opgeladen.

Classificatie

• Een classificatie bevat een aantal beheersregels die van toepassing zijn op de onderliggende weesdocumenten zoals bewaartermijn, informatieclassificatie en openbaarheidsregels. De classificatie is gelijkaardig aan een serie, met dat verschil dat een serie gekoppeld is aan een proces. De classificatie wordt door de leverancier van het E-depot aangemaakt en is generiek voor alle organisaties.

Een volledige definitielijst van Digitaal Archief Vlaanderen is hier terug te vinden.