Vernietigingsflow en opties
- stijn.bovy (Unlicensed)
Vernietigingsflow
Wanneer een dossier in het archief is opgenomen en de bestemming ‘Vernietigen’ heeft, kan de vernietigingsflow worden uitgevoerd voor dit dossier. Dossiers met bestemming ‘Vernietigen’ moeten eerst worden goedgekeurd door de informatiebeheerder alvorens de representaties effectief worden vernietigd/verwijderd door het systeem. Indien de informatiebeheerder niet akkoord gaat met de vernietiging kunnen er andere acties worden uitgevoerd.
In de vernietigingsflow wordt een dossier 6 maand voor het bereiken van de voorziene vernietigingsdatum ter evaluatie aangeboden aan de informatiebeheerder.
De informatiebeheerder kan de vernietiging goedkeuren, dan zal het systeem het dossier markeren als ‘Te vernietigen'. Bij het bereiken van de voorziene vernietigingsdatum gaat het systeem de inhoud van de dossier effectief vernietigen.
De informatiebeheerder kan verschillende acties uitvoeren waardoor de bewaartermijn wordt aangepast. Het gaat hier over de acties schorsen, stuiten en bewaartermijn verlengen. De informatiebeheerder kan ook beslissen om de bestemming van het dossier te wijzigen.
Formele goedkeuring vernietiging
Een gepubliceerde dossier met de bestemming 'Vernietigen' zal aan het einde van de bewaartermijn nooit automatisch worden vernietigd door het systeem. Aan de daadwerkelijke vernietiging van de representaties gaat steeds een formele goedkeuring vooraf. Enkel de gebruiker met de rol van informatiebeheerder kan de vernietiging van een gepubliceerd dossier goedkeuren.
Het E-depot biedt met de lijst 'Te evalueren voor vernietiging' een overzicht van dossiers met de bestemming 'Vernietigen' waarvan de bewaartermijn zal verstrijken in de komende 6 maanden: de voorziene vernietigingsdatum van het dossier ligt tussen nu en 6 maanden in de toekomst. De informatiebeheerder kan de lijst openen vanop het dashboard of via de navigatiebalk, onder 'Archief' > 'Te evalueren voor vernietiging'. De lijst presenteert de gepubliceerde dossiers die binnenkort voor vernietiging in aanmerking komen. Bij uitbreiding bevat de lijst 'Te evalueren voor vernietiging' de gepubliceerde dossiers waarvan de bewaartermijn reeds verstreken is en waarover nog geen beslissing is genomen.
NB: Het systeem zal voor de informatiebeheerder een notificatie aanmaken wanneer een dossier 30 dagen geleden is toegevoegd aan de lijst 'Te evalueren voor vernietiging' en de informatiebeheerder deze nog niet heeft geëvalueerd.
De goedkeuring voor vernietiging kan enkel in de lijst 'Te evalueren voor vernietiging' gebeuren. De actie is niet beschikbaar op het detailscherm van een dossier in het archief.
In de lijst 'Te evalueren voor vernietiging'.
Ga via het dashboard (link ‘Te evalueren voor vernietiging’) of navigatiebalk naar de lijst ‘Te evalueren voor vernietiging’. Het systeem toont een lijst van dossiers waarvan de bestemming 'Vernietigen' is en waarvan de bewaartermijn de komende 6 maanden zal verstrijken of reeds is verstreken.
Open een dossier door op de naam te klikken of gebruik de actie 'Vernietiging goedkeuren' vanuit de lijst.
Klik op de knop 'Vernietiging goedkeuren'.
Het systeem opent het pop-up scherm 'Vernietiging goedkeuren'.
Bevestig de uitvoering van de bestemming 'Vernietigen', klik 'Ja'.
De goedkeuring voor vernietiging kan voor meerdere dossiers tegelijk worden gegeven via een bulkactie. In de lijst 'Te evalueren voor vernietiging' kan de informatiebeheerder meer dan één dossier selecteren via de selectievakken.
Na de selectie toont de applicatie de actieknop 'Vernietiging goedkeuren'.
Klik op de knop 'Vernietiging goedkeuren'.
Op het scherm verschijnt het menu 'Vernietiging goedkeuren'.
Bevestig de uitvoering van de bestemming 'Vernietigen', klik 'Ja'. De actie is van toepassing op de geselecteerde dossiers.
Nadat de vernietiging van een dossier is goedgekeurd, wijzigt de status van het dossier en de onderliggende stukken van 'Gepubliceerd' naar 'Vernietiging goedgekeurd' (zie schema Acties en statussen vernietigingsflow E-depot hieronder).
De status 'Vernietiging goedgekeurd' blijft van toepassing tot aan de voorziene vernietigingsdatum.
De datum van deze goedkeuring wordt als metadata op het dossier weggeschreven en is ook zichtbaar in de historiek van het dossier. Op de detailpagina van het dossier en de onderliggende stukken vult het systeem de 'Goedkeuringsdatum vernietiging' aan.
Het dossier en de onderliggende stukken zijn niet meer zichtbaar in de lijst 'Te evalueren voor vernietiging' maar kunnen worden geraadpleegd in de lijsten 'Archief' en 'Alle objecten'.
De informatiebeheerder kan in de lijst 'Archief' een overzicht van de goedgekeurde vernietigingen raadplegen.
Ga via het dashboard (link ‘Alles in archief’) of de navigatiebalk naar de lijst ‘Archief’.
Klik op 'Filters', selecteer 'Type', selecteer 'Dossier'.
Klik op 'Filters', selecteer 'Status', selecteer 'Vernietiging goedgekeurd'.
Effectieve vernietiging representatie
Na de goedkeuring van de vernietiging loopt de bewaartermijn van het dossier verder af tot aan de voorziene vernietigingsdatum. Wanneer de datum van voorziene vernietiging is bereikt, gaat het systeem de representaties van het dossier daadwerkelijk vernietigen.
De metadata van het dossier en de onderliggende stukken blijft behouden.
Op de detailpagina van het dossier en de onderliggende stukken vult het systeem de 'Effectieve vernietigingsdatum' aan.
Het systeem vernietigt de representaties van het dossier.
Alle bestanden worden verwijderd op alle infrastructuur.
De technische metadata wordt verwijderd.
Na de effectieve vernietiging van de representaties van het dossier wijzigt de status van het dossier en de onderliggende stukken van 'Vernietiging goedgekeurd' naar 'Vernietigd' (zie Vernietigingsflow E-depot hieronder).
De status 'Vernietigd' blijft van toepassing op de bewaarde metadata van het dossier en de onderliggende stukken.
De metadata van het dossier en de onderliggende stukken blijft na vernietiging raadpleegbaar in de lijst 'Archief'.
Bij het raadplegen van het dossier wordt een boodschap getoond met de melding dat de representaties op de effectieve vernietigingsdatum zijn vernietigd.
Bij het raadplegen van een vernietigde representatie van een stuk krijgt de gebruiker de melding dat de representatie is vernietigd, met opgave van de effectieve vernietigingsdatum.
De gebruiker kan in de lijst 'Archief' een overzicht van de vernietigde dossiers raadplegen.
Ga via het dashboard (link ‘Alles in archief’) of de navigatiebalk naar de lijst ‘Archief’.
Klik op 'Filters', selecteer 'Type', selecteer 'Dossier'.
Klik op 'Filters', selecteer 'Status', selecteer 'Vernietigd'.
Niet akkoord vernietiging
Wanneer de informatiebeheerder niet akkoord gaat met de uitvoering van de bestemming 'Vernietigen', zijn volgende opties mogelijk (zie verder):
Bewaartermijn dossier schorsen.
Bewaartermijn dossier stuiten.
Bewaartermijn dossier verlengen.
Bestemming dossier bewerken.
Bewaartermijn schorsen
Schorsing instellen
Wanneer een dossier succesvol is gearchiveerd, kan men de bewaartermijn stuiten of schorsen. Deze begrippen worden hieronder verder verduidelijkt.
Het schorsen van de bewaartermijn houdt in dat de uitvoering van de bewaartermijn tijdelijk on hold wordt gezet. Bij het schorsen van een dossier zal de bewaartermijn van het dossier en zijn onderliggende stukken tijdelijk worden gepauzeerd tot wanneer de gebruiker de schorsing opheft. Na het opheffen van de schorsing loopt de bewaartermijn verder af. De schorsing van de bewaartermijn gebeurt op niveau van een dossier, meer bepaald voor een dossier dat in het E-depot is gearchiveerd en de bestemming 'Vernietigen' heeft. Enkel de gebruiker met de rol van informatiebeheerder kan de bewaartermijn van een gepubliceerd dossier schorsen.
Voorbeeld:
Dossier X met sluitingsdatum 15/04/2016 heeft een bewaartermijn van 5 jaar.
Dit betekent dat het dossier (rekening houdende met 1 jaar buffer) 15/04/2022 krijgt als voorziene vernietigingsdatum.
Op 14/05/2019 beslist de gebruiker om het dossier te schorsen. De bewaartermijn loopt niet verder af zolang het dossier geschorst is.
Op 14/05/2020 beslist de gebruiker om de schorsing op te heffen. De bewaartermijn loopt opnieuw verder af. Er wordt een nieuwe voorziene vernietigingsdatum berekend, nl. 16/04/2023.
De berekening voor de voorziene vernietigingsdatum is bij het opheffen van de schorsing als volgt: originele voorziene vernietigingsdatum + aantal dagen tussen start- en einddatum van de schorsing + 1 dag indien de schorsing niet op dezelfde dag wordt opgeheven.
Indien het dossier de bestemming ‘Vernietigen’ heeft en geschorst is, zal het niet in aanmerking komen ter evaluatie voor vernietiging (zie verder).
Het schorsen van een gearchiveerd dossier kan op eender welk moment in de tijd gebeuren. De informatiebeheerder kan de bewaartermijn schorsen vóór het verstrijken of na het verstrijken van de bewaartermijn van het gepubliceerd dossier. Bij het instellen van de schorsing vraagt het systeem steeds om een motivering. In de applicatie kan de gebruiker op twee plaatsen de schorsing instellen:
In de lijst 'Archief', vanuit het detailscherm van het dossier,
Ga via het dashboard (link ‘Alles in archief’) of de navigatiebalk naar de lijst ‘Archief’.
Open een dossier door op de naam te klikken of gebruik de actie 'Bewaartermijn schorsen' vanuit de lijst.
Klik op de knop 'Bewaartermijn schorsen'.
Het systeem opent een pop-up scherm 'Bewaartermijn schorsen' waar de gebruiker een motivering moet ingeven.
Vul een motivering in. De actie 'Bewaartermijn schorsen' kan pas worden aangeklikt wanneer een motivering is ingevuld.
In de lijst 'Te evalueren voor vernietiging'.
Ga via het dashboard (link ‘Te evalueren voor archiveren’) of navigatiebalk naar de lijst ‘Te evalueren’. Het systeem toont een lijst van dossiers waarvan de bestemming 'Vernietigen' is en waarvan de bewaartermijn de komende 6 maanden zal verlopen of reeds is verlopen.
Open een dossier door op de naam te klikken of gebruik de actie 'Bewaartermijn schorsen' vanuit de lijst.
Klik op de knop 'Bewaartermijn schorsen'.
Het systeem opent een pop-up scherm 'Bewaartermijn schorsen' waar de gebruiker een motivering moet ingeven.
Vul een motivering in. De actie 'Bewaartermijn schorsen' kan pas worden aangeklikt wanneer een motivering is ingevuld.
De schorsing van de bewaartermijn kan op meerdere dossiers tegelijk worden ingesteld via een bulkactie. In de lijsten 'Archief' en 'Te evalueren voor vernietiging' kan de informatiebeheerder meer dan één dossier selecteren via de selectievakken.
Na de selectie toont de applicatie de actieknop 'Bewaartermijn schorsen'.
Klik op de knop 'Bewaartermijn schorsen'.
Het systeem opent een pop-up scherm 'Bewaartermijn schorsen' waar de gebruiker een motivering moet ingeven.
Vul een motivering in. De actie 'Bewaartermijn schorsen' kan pas worden aangeklikt wanneer een motivering is ingevuld. De motivering is van toepassing op de geselecteerde dossiers.
Na de schorsing van de bewaartermijn van een dossier wijzigt de status van het dossier en de onderliggende stukken van 'Gepubliceerd' naar 'Geschorst'. Een geschorst dossier blijft raadpleegbaar in het archief. De bewaartermijn loopt niet verder af zolang het dossier geschorst is. Het dossier en de onderliggende stukken worden niet in de lijst 'Te evalueren voor vernietiging' opgenomen zolang de schorsing actief is.
Schorsing opheffen
Het dossier blijft geschorst tot wanneer de gebruiker de schorsing manueel opheft. De informatiebeheerder kan een lopende schorsing van de bewaartermijn opheffen of beëindigen. Na het opheffen van de schorsing zal de bewaartermijn van het dossier opnieuw verder aflopen tot aan een nieuw berekende voorziene vernietigingsdatum.
De gebruiker kan een overzicht van de actieve schorsingen raadplegen zodat verdere acties op deze dossiers kunnen worden ondernomen.
In de lijst 'Archief'.
Ga via het dashboard (link ‘Alles in archief’) of de navigatiebalk naar de lijst ‘Archief’.
Klik op 'Filters', selecteer 'Type', selecteer 'Dossier'.
Klik op 'Filters', selecteer 'Status', selecteer 'Geschorst'.
In de lijst 'Alle objecten'.
Ga via het dashboard (link ‘Alle objecten') of de navigatiebalk naar de lijst ‘Alle objecten'.
Klik op 'Filters', selecteer 'Type', selecteer 'Dossier'.
Klik op 'Filters', selecteer 'Status', selecteer 'Geschorst'.
In het overzicht van de actieve schorsingen wordt een dossier geselecteerd.
In de lijst 'Archief', vanuit het detailscherm van het dossier.
Ga via het dashboard (link ‘Alles in archief’) of de navigatiebalk naar de lijst ‘Archief’.
Open een dossier door op de naam te klikken of gebruik de actie 'Schorsing opheffen' vanuit de lijst.
Klik op de knop 'Schorsing opheffen'.
Het systeem opent een pop-up scherm 'Schorsing opheffen' waar de gebruiker een motivering moet ingeven.
Vul een motivering in. De actie 'Schorsing opheffen' kan pas worden aangeklikt wanneer een motivering is ingevuld.
Bij het opheffen van de schorsing berekent het systeem een nieuwe vernietigingsdatum. De nieuwe voorziene vernietigingsdatum is de originele vernietigingsdatum + aantal dagen tussen start- en einddatum van de schorsing + 1 dag indien de schorsing niet op dezelfde dag wordt opgeheven. Deze nieuwe voorziene vernietigingsdatum geldt voor het dossier en zijn onderliggende stukken en representaties. De bewaartermijn van het dossier loopt opnieuw af vanaf de einddatum van de schorsing tot aan de nieuwe voorziene vernietigingsdatum.
Na het opheffen van de schorsing wijzigt de status van het dossier en de onderliggende stukken van 'Geschorst' naar 'Gepubliceerd'.
De schorsing van de bewaartermijn opheffen, kan op meerdere geschorste dossiers tegelijk worden ingesteld via een bulkactie. In de lijst 'Archief' kan de informatiebeheerder meer dan één geschorst dossier selecteren.
Na de selectie toont de applicatie de actieknop 'Schorsing opheffen'.
Klik op de knop 'Schorsing opheffen'.
Het systeem opent een pop-up scherm 'Schorsing opheffen' waar de gebruiker een motivering moet ingeven.
Vul een motivering in. De actie 'Schorsing opheffen' kan pas worden aangeklikt wanneer een motivering is ingevuld. De motivering is van toepassing op de geselecteerde dossiers.
Bewaartermijn stuiten
Wanneer een dossier succesvol is gearchiveerd, kan men de bewaartermijn stuiten of schorsen. Deze begrippen worden hieronder verder verduidelijkt.
Het stuiten van de bewaartermijn houdt in dat de uitvoering van de lopende bewaartermijn opnieuw wordt geïnitieerd. Bij het stuiten van een dossier zal de bewaartermijn van het dossier en zijn onderliggende stukken volledig opnieuw aflopen. De stuiting van de bewaartermijn gebeurt op niveau van een dossier, meer bepaald voor een dossier dat in het E-depot is gearchiveerd en de bestemming 'Vernietigen' heeft. Enkel de gebruiker met de rol van informatiebeheerder kan de bewaartermijn van een gepubliceerd dossier stuiten.
Voorbeeld:
Dossier X met sluitingsdatum 15/04/2016 heeft een bewaartermijn van 5 jaar.
Dit betekent dat het dossier (rekening houdende met 1 jaar buffer) 15/04/2022 krijgt als voorziene vernietigingsdatum.
Op 14/05/2020 beslist de gebruiker om het dossier te stuiten. De bewaartermijn van 5 jaar begint vanaf dat moment volledig opnieuw af te lopen. De nieuwe voorziene vernietigingsdatum (opnieuw rekening houdende met 1 jaar buffer) zal dus 14/05/2026 worden.
De berekening voor de voorziene vernietigingsdatum is bij het stuiten als volgt: datum van stuiten + hoogste bewaartermijn + 1 jaar.
Het stuiten van een gearchiveerd dossier kan op eender welk moment in de tijd gebeuren. De informatiebeheerder kan de bewaartermijn stuiten vóór het verstrijken of na het verstrijken van de bewaartermijn van het gepubliceerd dossier. Bij het doorvoeren van de stuiting vraagt het systeem steeds om een motivering. In de applicatie kan de gebruiker op twee plaatsen de bewaartermijn stuiten:
In de lijst 'Archief', vanuit het detailscherm van het dossier.
Ga via het dashboard (link ‘Alles in archief’) of de navigatiebalk naar de lijst ‘Archief’.
Open een dossier door op de naam te klikken of gebruik de actie 'Bewaartermijn stuiten' vanuit de lijst.
Klik op de knop 'Bewaartermijn stuiten'.
Het systeem opent het pop-up scherm 'Bewaartermijn stuiten' waar de gebruiker een motivering moet ingeven.
Vul een motivering in. De actie 'Bewaartermijn stuiten' kan pas worden aangeklikt wanneer een motivering is ingevuld.
Het dossier is succesvol gestuit. Ververs het scherm om de nieuwe voorziene vernietigingsdatum te zien.
In de lijst 'Te evalueren voor vernietiging'.
Ga via het dashboard (link ‘Te evalueren voor archiveren’) of navigatiebalk naar de lijst ‘Te evalueren’. Het systeem toont een lijst van dossiers waarvan de bestemming 'Vernietigen' is en waarvan de bewaartermijn de komende 6 maanden zal verlopen of reeds is verlopen.
Open een dossier door op de naam te klikken of gebruik de actie 'Bewaartermijn stuiten' vanuit de lijst.
Klik op de knop 'Bewaartermijn stuiten'.
Het systeem opent het pop-up scherm 'Bewaartermijn stuiten' waar de gebruiker een motivering moet ingeven.
Vul een motivering in. De actie 'Bewaartermijn stuiten' kan pas worden aangeklikt wanneer een motivering is ingevuld.
Het dossier is succesvol gestuit. Ververs het scherm om de nieuwe voorziene vernietigingsdatum te zien.
Het stuiten van de bewaartermijn kan op meerdere dossiers tegelijk worden ingesteld via een bulkactie. In de lijsten 'Archief' en 'Te evalueren voor vernietiging' kan de informatiebeheerder meer dan één dossier selecteren via de selectievakken.
Na de selectie toont de applicatie de actieknop 'Bewaartermijn stuiten'.
Klik op de knop 'Bewaartermijn stuiten'.
Het systeem opent het pop-up scherm 'Bewaartermijn stuiten' waar de gebruiker een motivering moet ingeven.
Vul een motivering in. De actie 'Bewaartermijn stuiten' kan pas worden aangeklikt wanneer een motivering is ingevuld. De motivering is van toepassing op de geselecteerde dossiers.
Na het stuiten van de bewaartermijn van een dossier blijft de status van het dossier en de onderliggende stukken 'Gepubliceerd'.
Het systeem berekent na het stuiten een nieuwe voorziene vernietigingsdatum voor het dossier en de onderliggende stukken (d.i. de stuitingsdatum vermeerderd met de hoogste bewaartermijn).
De nieuwe voorziene vernietigingsdatum wordt toegepast en is zichtbaar op het dossier.
De bewaartermijn van het dossier loopt opnieuw af vanaf het moment van stuiten.
Het dossier en de onderliggende stukken zijn niet meer zichtbaar in de lijst 'Te evalueren voor vernietiging' en zijn raadpleegbaar in de lijst 'Archief'.
Het is niet mogelijk de bewaartermijn van een geschorst dossier te stuiten, zolang deze schorsing loopt.
Bewaartermijn verlengen
De informatiebeheerder kan de bewaartermijn van het dossier verlengen zodat het dossier alsnog langer kan bewaard blijven alvorens het opnieuw ter evaluatie voor vernietiging wordt voorgelegd.
Het verlengen van de bewaartermijn houdt in dat de administratieve bewaartermijn wordt verlengd met een opgegeven termijn. De verlenging van de bewaartermijn gebeurt op niveau van een dossier, meer bepaald voor een dossier dat in het E-depot is gearchiveerd, als bestemming 'Vernietigen' heeft en is opgenomen in de lijst 'Te evalueren voor vernietiging'. Enkel de gebruiker met de rol van informatiebeheerder kan de bewaartermijn van een gepubliceerd dossier verlengen.
Wanneer voor een dossier enkel een wettelijke bewaartermijn (bijvoorbeeld 10 jaar) maar geen administratieve bewaartermijn is bepaald, betekent de verlenging van de bewaartermijn dat een administratieve bewaartermijn (bijvoorbeeld 15 jaar) wordt ingesteld, die overigens altijd groter moet zijn dan de wettelijke bewaartermijn.
Wanneer voor een dossier een wettelijke en een administratieve bewaartermijn is bepaald (bijvoorbeeld respectievelijke 10 jaar en 20 jaar), betekent de verlenging van de bewaartermijn (bijvoorbeeld met 5 jaar) dat de initiële administratieve bewaartermijn wordt verhoogd met de ingevoerde termijnsverlening (tot 25 jaar; 20 jaar vermeerderd met 5 jaar). Wanneer voor een dossier enkel een administratieve bewaartermijn is bepaald, wordt deze verhoogd met het aantal jaren van de verlenging.
Bij het verlengen van de bewaartermijn vraagt het systeem steeds om een motivering. In de applicatie kan de gebruiker de bewaartermijn verlengen:
In de lijst 'Te evalueren voor vernietiging'.
Ga via het dashboard (link ‘Te evalueren voor archiveren’) of navigatiebalk naar de lijst ‘Te evalueren’. Het systeem toont een lijst van dossiers waarvan de bestemming 'Vernietigen' is en waarvan de bewaartermijn de komende 6 maanden zal verlopen of reeds is verlopen.
Open een dossier door op de naam te klikken of gebruik de actie 'Bewaartermijn verlengen' vanuit de lijst.
Klik op de knop 'Bewaartermijn verlengen'.
Het systeem opent het pop-up scherm 'Bewaartermijn verlengen' waar de gebruiker een motivering moet ingeven.
Vul in het veld 'Termijn' een waarde (getal) voor een bijkomende termijn (in aantal jaren) in.
Vul een motivering in. De actie 'Bewaartermijn verlengen' kan pas worden aangeklikt wanneer een motivering is ingevuld.
Opmerking: indien er een administratieve bewaartermijn in dagen of maanden was ingevuld op het dossier, zal het systeem dit als één jaar rekenen bij het verlengen van de bewaartermijn.
Na het verlengen van de bewaartermijn van een dossier blijft de status van het dossier en de onderliggende stukken 'Gepubliceerd'.
Het systeem berekent na de verlenging een nieuwe voorziene vernietigingsdatum voor het dossier en de onderliggende stukken (d.i. de sluitingsdatum van het dossier vermeerderd met de grootste bewaartermijn plus 1 jaar marge).
De nieuwe voorziene vernietigingsdatum wordt toegepast en is zichtbaar op het dossier.
Afhankelijk van de ingegeven verlenging zullen het dossier en de onderliggende stukken niet meer zichtbaar zijn in de lijst 'Te evalueren voor vernietiging'. Het dossier is wel nog steeds raadpleegbaar in de lijsten 'Archief' en 'Alle objecten'.
Het dossier zal opnieuw worden aangeboden ter vernietiging in de lijst 'Te evalueren voor vernietiging' van zodra de bewaartermijn zal verstrijken in de komende 6 maanden.
Bestemming bewerken
De informatiebeheerder kan de bestemming van het dossier wijzigen zodat het dossier niet vernietigd, maar wel bewaard wordt. Het bewerken van de bestemming houdt in dat de bestemming wijzigt van 'Vernietigen' naar 'Bewaren'.
Het bewerken van de bestemming gebeurt op niveau van een dossier, meer bepaald voor een dossier dat in het E-depot is gearchiveerd, als bestemming 'Vernietigen' heeft en is opgenomen in de lijst 'Te evalueren voor vernietiging'. Enkel de gebruiker met de rol van informatiebeheerder kan de bestemming van een gepubliceerd dossier bewerken.
Bij het bewerken van de bestemming vraagt het systeem steeds om een motivering. In de applicatie kan de gebruiker de bestemming bewerken:
In de lijst 'Te evalueren voor vernietiging'.
Ga via het dashboard (link ‘Te evalueren voor archiveren’) of navigatiebalk naar de lijst ‘Te evalueren’. Het systeem toont een lijst van dossiers waarvan de bestemming 'Vernietigen' is en waarvan de bewaartermijn de komende 6 maanden zal verlopen of reeds is verlopen.
Open een dossier door op de naam te klikken of gebruik de actie 'Bestemming bewerken' vanuit de lijst.
Klik op de knop 'Bestemming bewerken'.
Het systeem opent het pop-up scherm 'Bestemming bewerken' waar de gebruiker een motivering moet ingeven. Omdat je van de bestemming ‘Vernietigen’ enkel kunt wijzigen naar ‘Bewaren’, heeft het systeem de nieuwe bestemming automatisch ingevuld in het pop-up scherm.
Vul een motivering in. De actie 'Bestemming bewerken' kan pas worden aangeklikt wanneer een motivering is ingevuld.
Het bewerken van de bestemming kan op meerdere dossiers tegelijk worden uitgevoerd via een bulkactie. In de lijst 'Te evalueren voor vernietiging' kan de informatiebeheerder meer dan één dossier selecteren via de selectievakken.
Na de selectie toont de applicatie de actieknop 'Bestemming bewerken'.
Klik op de knop 'Bestemming bewerken'.
Het systeem opent het pop-up scherm 'Bestemming bewerken' waar de gebruiker een motivering moet ingeven.
Vul een motivering in. De actie 'Bestemming bewerken' kan pas worden aangeklikt wanneer een motivering is ingevuld. De motivering is van toepassing op de geselecteerde dossiers.
Na het bewerken van de bestemming van een dossier blijft de status van het dossier en de onderliggende stukken 'Gepubliceerd'.
De nieuwe bestemming wordt toegepast en is zichtbaar op het dossier. De bestemming en de ingegeven motivering worden opgeslagen en getoond op de detailpagina en in de historiek van het dossier.
Het dossier en de onderliggende stukken zijn niet meer zichtbaar in de lijst 'Te evalueren voor vernietiging', maar kunnen nog steeds worden geraadpleegd in de lijsten 'Archief' en 'Alle objecten'.