Aanvragen behandelen

1. Inleiding

Eenmaal de verpakkingen op een opslaglocatie in het depot geplaatst zijn, zijn de beschrijvingen (inhoud van de verpakkingen) ook beschikbaar in het E-depot en de portalen om aan te vragen. De gebruikers kunnen uit verschillende types kiezen bij het aanvragen van een dossier of beschrijving: raadplegen in leeszaal, scan-op-vraag, bruikleen (enkel vanuit E-depot beschikbaar).

2. Verpakking(en) uithalen

Wanneer een gebruiker een dossier of beschrijving aanvraagt vanuit E-depot of de portalen wordt hiervoor een nieuw objecttype ‘aanvraag’ en een taak “Openstaande aanvraag afhandelen” aangemaakt in het depotbeheer. De depotmedewerker of depotbeheerder dient de aanvraag vanuit het depotbeheer af te handelen.

• Ga naar de takenlijst en open de taak “Openstaande aanvraag afhandelen”.

• Ga voor elke verpakking in de aanvraag naar de actie “Verpakking uithalen”.

• In het pop-up scherm zie je de locatie ID waar je de desbetreffende verpakking moet ophalen. Loop in het depot naar die locatie en scan de QR-code op het etiket van de locatie ter bevestiging.

  • Indien je niet op de juiste locatie staat, zal het systeem een foutboodschap weergeven.

• Bekijk in het pop-up scherm welke verpakking je moet uithalen en scan daarna de QR-code van de desbetreffende verpakking.

  • Indien je een foutieve verpakking scant, zal het systeem een foutboodschap weergeven.

  • Indien je de gevraagde verpakking niet gevonden hebt, klik dan op de actie ‘Verpakking niet gevonden’. De verpakking krijgt hierdoor de status ‘Niet gevonden’. Verdere afhandeling van deze flow is niet beschikbaar in de applicatie.

• Klik op de actie ‘Uithalen’.

De status van de desbetreffende verpakking wijzigt naar ‘Uitgehaald’. Herhaal bovenstaande stappen indien de aanvraag uit meerdere verpakking bestaat. Indien je alle verpakkingen uitgehaald hebt, kan je de taak afsluiten via de actie “Afsluiten”. Hierdoor krijgt de aanvraag de status ‘Afgehandeld’. Je kan de aanvraag nog verder opvolgen via de lijst “Aanvragen”.

De verpakkingen kunnen nu afhankelijk van het gekozen type v/d aanvraag naar de leeszaal of scanner gebracht worden of kunnen klaar gemaakt worden om op te sturen. De verdere afhandeling van de aanvraag (nl. het contacteren van de aanvrager indien er iets niet zou lopen volgens de basisflow of het bezorgen en behandelen in de leeszaal/scanner) verloopt volledig buiten de applicatie ‘Depotbeheer’.

Labels voor beschrijvingen afdrukken

Indien de inhoud van de verpakking naar de scanner gebracht moet worden, kan het nuttig zijn om te controleren of de inhoud (= de beschrijvingen) een QR-code bevat. Deze is namelijk nodig om het digitale bestand na scanning te kunnen koppelen aan de juiste beschrijving in E-depot. Bij migratie van bestaand archief krijgen de dossiers niet noodzakelijk een nieuw label. Vanuit de aanvraag heb je de optie om een label af te drukken voor elk dossier.

• Ga via de takenlijst of lijst van aanvragen naar de desbetreffende aanvraag.

• Open het tabblad “Beschrijvingen”.

• Kies de actie ‘Label afdrukken’ bij de gewenste verpakking.

Het systeem opent de printerinstellingen en een printpreview van alle aanwezige delen van de beschrijving. Eenmaal de etiketten afgedrukt zijn, kunnen deze effectief op de beschrijvingen gekleefd worden.

3. Verpakking(en) terugplaatsen

Wanneer de verpakkingen naar het depot terug gebracht worden nadat ze werden uitgeleend voor de leeszaal, scanning of bruikleen, kunnen ze teruggeplaatst worden op hun eerdere opslaglocatie in het depot.

• Ga naar de algemene actie ‘Terugplaatsen.

• Scan de QR-code van de verpakking die je wenst terug te plaatsen.

  •  Indien je een QR-code scant van een verpakking die niet de status ‘Uitgehaald’ heeft, zal het systeem een foutmelding weergeven.

• Het systeem geeft de locatie ID van de verpakking weer. Loop fysiek in het depot naar de desbetreffende locatie en scan de QR-code van de locatie.

  • Indien je een foutieve locatie scant, zal het systeem een foutmelding weergeven.

• Plaats de verpakking ook effectief op die locatie en klik daarna op de actie ‘Terugplaatsen’.

De verpakking krijgt opnieuw de status ‘In depot’ en de beschrijvingen in die verpakking zijn hierdoor ook opnieuw beschikbaar in het E-depot en Publieksportaal om aangevraagd te worden.