Hoe beoordeelt de Selectiecommissie?
De selectiecommissie beschikt bij het beoordelen van series over twee opties: goedkeuren of afkeuren. Een goedgekeurde serie wordt gepubliceerd. Je krijgt hiervan een melding in de notificatielijst. Een afgekeurde serie verschijnt met een correctietaak in de takenlijst waarbij de selectiecommissie de nodige commentaar heeft toegevoegd. Op basis hiervan kan je de nodige correcties doorvoeren en de serie opnieuw indienen.
De selectiecommissies werken met standaardformuleringen. Daarbij wordt telkens aangegeven over welk metadataveld de bemerking gaat. Eerst wordt het metadataveld vermeld en vervolgens de opmerking. In de meeste gevallen wordt er na de opmerking ook een suggestie voor correctie gegeven.
Bij vragen over de opmerkingen van bovenstaande selectiecommissies neem je contact op via de generieke e-mailadressen. Vermeld aub duidelijk over welke serie de vraag gaat door de URL en titel te vermelden. Contacteer de commissieleden aub niet rechtstreeks. Hou er bij de herwerking van een afgekeurde serie ook rekening mee dat het niet de bedoeling is om een eventuele reactie op de feedback van de selectiecommissie in je aanpassing te verwerken. Hiervoor neem je contact op via mail.
Inhoud
Algemeen
Afkeuren:
Je kopieert een gepubliceerde serie van een andere organisatie, maar je wijzigt in de metadata de vermeldingen naar de originele organisatie niet naar jouw organisatie.
Vb: je neemt een serie over van Stad Leuven maar in de beschrijving vervang je 'Leuven' niet door de naam van jouw eigen organisatie.
Vermeldingen naar (oude) selectielijsten in motiveringen voor bewaartermijnen en bestemmingen.
Deze vermelding zijn wel toegelaten in de trefwoorden of het veld 'extra informatie'.
Er wordt foutief afgeweken van de sjabloonserie.
Vb.: je neemt een sjabloonserie over en wijzigt de bestemming zonder hiervoor een goede motivering te geven. De commissies streven zo veel mogelijk naar éénvormigheid en zal vragen om de metadata uit de sjabloonserie te volgen.
Aandachtspunten:
Vermijd de wij-vorm in tekst.
Naam serie
Afkeuren:
Afkortingen in de naam van de serie. Enkel officiële afkortingen uit het Nederlands zijn toegelaten in de naam. (Als referentie gebruiken we https://woordenlijst.org/ aangevuld met de Van Dale-woordenboeken). Deze mogen ook elders in de serie (bv. beschrijving) voorkomen. De serie 'Notulen van het College Burgemeester en schepenen' schrijf je bijvoorbeeld voluit en niet 'Notulen CBS'.
Schrijffouten, aangezien dit veld in het publieksportaal zichtbaar is voor externen.
De naam van de serie komt niet overeen met wat er in de beschrijving staat.
Aandachtspunten:
Gebruik zo veel mogelijk de redactionele vorm: 'dossiers inzake..', 'stukken met betrekking tot...', 'documentatie over...'.
Selectiecommissie Gemeenten:
Gebruik meervoudsvormen: dossiers, registers, stukken, documenten, foto’s…
Bij het vermelden van een andere serie de titel altijd tussen aanhalingstekens zetten vb.: 'Mandaten van het college'
Eventueel kan je hier nog de link of unieke ID aan toevoegen tussen haakjes.
Beschrijving serie
Afkeuren:
De beschrijving is minder of even lang als de naam van de serie. Waarschijnlijk staat bepaalde informatie uit de naam dan beter in de beschrijving.
De beschrijving bevat niet meer informatie dan de naam of indien naam en beschrijving naar elkaar verwijzen zonder meer informatie te geven.
Afkortingen zonder verklaring in de beschrijving.
Afkortingen dienen bij het eerste gebruik in de beschrijving steeds voluit geschreven te worden, gevolgd door de afkorting tussen haakjes. Daarna kan enkel de afkorting verder gebruikt worden in het vervolg van de beschrijving.
Niet helder voor een buitenstaander. Onder helder verstaat de selectiecommissie:
uit welke informatie, documenten en/of dossiers de serie bestaat en wat het belang hiervan is voor de organisatie
wat de link is met een proces of taak die de organisatie uitvoert
eventueel de wetgevende context waaruit de serie ontstaat.
Een buitenstaander moet op basis van de titel en beschrijving kunnen afleiden waarover de serie gaat.
Schrijffouten, aangezien dit veld in het publieksportaal zichtbaar is voor externen.
Selectiecommissie Vlaamse overheid:
Bij de verwijzing naar een gerelateerde of voorgaande/volgende serie wordt geen gebruik gemaakt van de letterlijke naam van de serie in het Serieregister met vermelding van de URI van de gerelateerde serie (bij voorkeur onderaan de beschrijving). Burgers of externen gaan die verwijzing nl. potentieel kopiëren en plakken en vinden dan de serie niet terug.
De generieke beschrijving van een sjabloonserie is overgenomen zonder ze voldoende op maat te maken van de entiteit van de indiener.
Aandachtspunten:
Zorg ervoor dat de beschrijving informatief en beknopt is. Het voornaamste is dat een burger een idee kan vormen van de inhoud van een bepaalde serie.
Zorg ervoor dat de titel en de beschrijving duidelijk op elkaar afgestemd zijn.
Dien twee of meerdere series die naar elkaar verwijzen of duidelijk met elkaar verband houden, bij voorkeur samen in. Zo kan de commissie de series in hun volledige context beoordelen.
Indien jouw serie een einddatum heeft, neem dan ook een korte uitleg over de einddatum op in de beschrijving.
Vb.: Door nieuwe wetgeving worden er vanaf jaar x geen dossiers meer opgemaakt.