Overzicht maximale bewaartermijnen

Hieronder krijg je een overzicht van de maximale bewaartermijnen uit Artikel III.87, §1/1 van het Bestuursdecreet en de motivering(en) hierachter.

Maximale bewaartermijn van 2 jaar

Bestuursdocumenten die betrekking hebben op een bericht dat niet tot doel heeft om verdere rechtsgevolgen tot stand te brengen

• Artikel III.87, §1/1, eerste lid, 1°

• Voor het beantwoorden van niet-dossiergebonden informatieve vragen van burgers.

• Motivering

  • Overheidsinstanties worden vaak nog geconfronteerd met vervolgvraag.

  • Handig vanuit oogpunt van goede dienstverlening om initiële vraag bij de hand te hebben.

  • Na 2 jaar duidelijk dat bericht geen rechtsgevolgen tot stand brengt of heeft gebracht.

Opeenvolgende wijzigingen van de gegevens van de natuurlijke personen die in naam en voor rekening van de vereniging optreden als vertegenwoordiger

• Artikel III.87, §1/1, eerste lid, 2°

• Bijvoorbeeld op verzoek van burger, bij overlijden of bij wijziging door een gegevensinitiator.

• Motivering

  • Mogelijkheid om bij eventuele discussie tot 2 jaar terug te kijken.

Opeenvolgende wijzigingen van de contactgegevens van een burger

• Artikel III.87, §1/1, eerste lid, 3°

• Op verzoek van de burger of bij overlijden.

• Motivering

  • Mogelijkheid om bij eventuele discussie tot 2 jaar terug te kijken.

Maximale bewaartermijn van 5 jaar

Het behandelen van een klacht

• Artikel III.87, §1/1, tweede lid, 1°

• Opgelet! Als klacht betrekking op dossier waarvoor andere bewaartermijn, bewaartermijn heeft enkel betrekking op documenten klachtenafhandeling.

• Motivering

  • Verplichting tot bijhouden klachtendossiers tot 1  januari van kalenderjaar x + 2 jaar, te rekenen vanaf ogenblik dat dossier definitief gesloten is – impliceert dat beroepsperiode voorbij is.

  • Reden voor bepalen van termijn op 5 (en niet 3) jaar - antwoorden op bepaalde klacht hebben mogelijke precedentswaarde - nodig om informatie minstens gedurende 5 jaar te bewaren – persoonsgegevens kunnen essentiële context voor informatie vormen.

Een aanvraag tot openbaarmaking of hergebruik van een bestuursdocument

• Artikel III.87, §1/1, tweede lid, 2°

• Gaat zowel over verzoeken zelf als over eventuele registers.

• Motivering

  • Consistentie in rechtspraktijk (beslissingen) van zowel beroepscommissie als van instanties die openbaarheidsverzoek ontvangen.

  • Jaarverslagen van beroepscommissie kunnen worden gebruikt voor rapportering en statistische analyses.

Een melding of een voorstel

• Artikel III.87, §1/1, tweede lid, 3°

• Artikel II.88 - Iedereen heeft het recht om kosteloos een voorstel in te dienen of een melding te doen bij een overheidsinstantie.

• Motivering

  • De opvolging van het voorwerp van de melding(en) garanderen.

• Mogelijke schorsing: Meldingen kunnen leiden tot schadegevallen – dan schorsing tot afhandeling van gevolg dat aan feiten is gegeven.

Maximale bewaartermijn van 10 jaar

Algemene motiveringen:

Vlaamse Overheid

• Artikel 32 van de Vlaamse Codex Overheidsfinanciën (VCOF)
  “Alle boekhoudstukken worden methodisch bewaard gedurende de termijnen, vermeld in artikel III.86, vierde lid, van het Wetboek van Economisch Recht. “
  Artikel III.86 WER: “Elke boeking geschiedt aan de hand van een gedagtekend verantwoordingsstuk, waarnaar zij moet verwijzen. Voor verrichtingen van verkoop en dienstverlening in het klein waarvoor geen factuur vereist is, kan de boeking geschieden door middel van een dagelijkse, gezamenlijke inschrijving. De Koning stelt nadere regels betreffende de stukken ter verantwoording van de dagelijkse, gezamenlijke inschrijvingen, bedoeld in het tweede lid. De verantwoordingsstukken worden methodisch opgeborgen en zeven jaar bewaard, in origineel of in afschrift. Stukken die niet strekken tot bewijs jegens derden, worden drie jaar bewaard.”.

• Verwijzing in artikel 41 VCOF naar artikel 15 (en art. 16) van de Algemenebepalingenwet van 16 mei 2003
  Artikel 15 verklaart de verjaringsregels van het gemeen recht van toepassing op de gemeenschappen en gewesten, m.a.w. de verjaringstermijnen uit het Burgerlijk Wetboek:
  “Onverminderd de bepalingen van artikel 16 zijn de verjaringsregels van het gemeen recht van toepassing op de gemeenschappen en gewesten bedoeld in artikel 2”.

Alle toepassingsgebieden

• verwijzing naar algemene verjaringsregels, zijnde artikel 2262bis BW:

  Ҥ1. Alle persoonlijke rechtsvorderingen verjaren door verloop van tien jaar.

  In afwijking van het eerste lid verjaren alle rechtsvorderingen tot vergoeding van schade op grond van buitencontractuele aansprakelijkheid door verloop van vijf jaar vanaf de dag volgend op die waarop de benadeelde kennis heeft gekregen van de schade of van de verzwaring ervan en van de identiteit van de daarvoor aansprakelijke persoon.

  De in het tweede lid vermelde vorderingen verjaren in ieder geval door verloop van twintig jaar vanaf de dag volgend op die waarop het feit waardoor de schade is veroorzaakt, zich heeft voorgedaan.

  §2. Indien een in kracht van gewijsde gegane beslissing over een vordering tot vergoeding van schade enig voorbehoud heeft erkend, dan is de eis die strekt om over het voorwerp van dat voorbehoud vonnis te doen wijzen, ontvankelijk gedurende twintig jaar na de uitspraak.”.

Het innen van belastingen of retributies

• Artikel III.87, §1/1, derde lid, 1°

• Opmerking – Aanvang bij betaling in schijven: Maximale bewaartermijn begint te lopen vanaf ogenblik betaling laatste schijf.

• Motivering

  • Artikel 2262bis Burgerlijk Wetboek m.b.t. persoonlijke rechtsvorderingen.

  • Bewarings- en verjaringsregels in Vlaamse Codex Overheidsfinanciën 29 maart 2019.

Een subsidie

• Artikel III.87, §1/1, derde lid, 2°

• Subsidie als vermeld in artikel 2, 34°, Vlaamse Codex Overheidsfinanciën:

  • Elke vorm van financiële ondersteuning, ongeacht de benaming en vorm ervan, en met inbegrip van de voorschotten die zonder interest teruggevorderd kunnen worden, […] voor een activiteit die het algemeen belang dient, met uitsluiting van de prijzen, giften en dotaties, alsook van de kapitaal- of inkomensoverdrachten die de tegenprestatie uitmaken van een werk of goed dat, of een levering of dienst die een derde aan die overheid heeft verstrekt.

• Motivering

  • Artikel 2262bis Burgerlijk Wetboek m.b.t. persoonlijke rechtsvorderingen.

  • Bewarings- en verjaringsregels in Vlaamse Codex Overheidsfinanciën 29 maart 2019.

Een vergunning die impact heeft op een persoonlijk recht

• Artikel III.87, §1/1, derde lid, 3°

• Kan voorkomen onder verschillende benamingen: vergunningen, verloven, machtigingen…

• Motivering

  • Artikel 2262bis Burgerlijk Wetboek m.b.t. persoonlijke rechtsvorderingen.

  • Bewarings- en verjaringsregels in Vlaamse Codex Overheidsfinanciën 29 maart 2019.

Een erkenning, in welke vorm ook

• Artikel III.87, §1/1, derde lid, 4°

• Motivering

  • Artikel 2262bis Burgerlijk Wetboek m.b.t. persoonlijke rechtsvorderingen.

  • Bewarings- en verjaringsregels in Vlaamse Codex Overheidsfinanciën 29 maart 2019.

Een attest dat impact heeft op een persoonlijk recht

• Artikel III.87, §1/1, derde lid, 5°

• Motivering

  • Artikel 2262bis Burgerlijk Wetboek m.b.t. persoonlijke rechtsvorderingen.

  • Bewarings- en verjaringsregels in Vlaamse Codex Overheidsfinanciën 29 maart 2019.

Opeenvolgende wijzigingen van de rekeningnummers

• Artikel III.87, §1/1, derde lid, 6°

• Motivering

  • Artikel 2262bis Burgerlijk Wetboek m.b.t. persoonlijke rechtsvorderingen.

  • Bewarings- en verjaringsregels in Vlaamse Codex Overheidsfinanciën 29 maart 2019
    Groter risico van discussie over juistheid – aangewezen om historiek te behouden – vandaar keuze van gelijktrekking met verjaringsregels die betrekking hebben op financiële documenten.

Maximale bewaartermijn van 30 jaar

Een vergunning die impact heeft op een zakelijk recht

• Artikel III.87, §1/1, vierde lid, 1°

• O.a. omgevingsvergunningen, milieuvergunningen, bouwvergunningen en adviezen in verband met deze vergunningen, zoals adviezen Onroerend Erfgoed bij werkzaamheden aan monument.

• Motivering

  • Artikel 2262 Burgerlijk Wetboek m.b.t. zakelijke rechtsvorderingen - ‘Alle zakelijke rechtsvorderingen
    verjaren door verloop van dertig jaar’.

  • Precedentswaarde of zicht op historische toestand bepaald perceel.
    
    

Een strafvordering, of een administratieve of bestuurlijke sanctie

• Artikel III.87, §1/1, vierde lid, 2°

• Bestuursdocumenten die voortvloeien uit processen, procedures en verwerkingen die te maken hebben met inspecties of sancties (waaronder administratieve geldboetes zoals GAS-boetes).

• Motivering

  • Artikel 2262 Burgerlijk Wetboek m.b.t. zakelijke rechtsvorderingen - ‘Alle zakelijke rechtsvorderingen
    verjaren door verloop van dertig jaar’.

  • Artikel 44/10 Wet op het politieambt - ‘De persoonsgegevens en informatie die in de A.N.G. worden verwerkt voor doeleinden van bestuurlijke of van gerechtelijke politie worden gedurende dertig jaar gearchiveerd.’.

De handhaving van regelgeving

• Artikel III.87, §1/1, vierde lid, 3°

• Bestuursdocumenten die voortvloeien uit processen, procedures en verwerkingen die te maken hebben met handhaving (waaronder bestuurlijke handhaving).

• Motivering

  • Artikel 2262 Burgerlijk Wetboek m.b.t. zakelijke rechtsvorderingen - ‘Alle zakelijke rechtsvorderingen
    verjaren door verloop van dertig jaar’.

  • Artikel 44/10 Wet op het politieambt - ‘De persoonsgegevens en informatie die in de A.N.G. worden verwerkt voor doeleinden van bestuurlijke of van gerechtelijke politie worden gedurende dertig jaar gearchiveerd.’.

Het innen van belastingen of retributies die voortvloeien uit zakelijke rechten

• Artikel III.87, §1/1, vierde lid, 4°

• Motivering

  • Artikel 2262 Burgerlijk Wetboek m.b.t. zakelijke rechtsvorderingen - ‘Alle zakelijke rechtsvorderingen
    verjaren door verloop van dertig jaar’.

Een attest dat impact heeft op een zakelijk recht

• Artikel III.87, §1/1, vierde lid, 5°

• Motivering

  • Artikel 2262 Burgerlijk Wetboek m.b.t. zakelijke rechtsvorderingen - ‘Alle zakelijke rechtsvorderingen
    verjaren door verloop van dertig jaar’.

De verwerving van een zakelijk recht op een onroerend goed

• Artikel III.87, §1/1, vierde lid, 6°

• Motivering

  • Artikel 2262 Burgerlijk Wetboek m.b.t. zakelijke rechtsvorderingen - ‘Alle zakelijke rechtsvorderingen
    verjaren door verloop van dertig jaar’.

Een tegemoetkoming aan zorggebruikers in het kader van het gezondheids- en welzijnsbeleid

• Artikel III.87, §1/1, vierde lid, 7°

• Motivering

  • Afstemming op gebruikelijke bewaartermijn voor medische gegevens.

    • 30 jaar

    • Vastgelegd met oog op mogelijke toekomstige (verzekerings)procedures.

Een vergoeding ter compensatie van een gebruiksbeperking op een onroerend goed

• Artikel III.87, §1/1, vierde lid, 8°

• Motivering

  • Artikel 2262 Burgerlijk Wetboek m.b.t. zakelijke rechtsvorderingen - ‘Alle zakelijke rechtsvorderingen
    verjaren door verloop van dertig jaar’.

Maximale bewaartermijn van 110 jaar

Personeelsdossiers en afgeleide documenten

• Artikel III.87, §1/1, vijfde lid, 1°

• Motivering

  • Van belang voor (her)berekening pensioen.

    • beschikbaar zolang personeelslid leeft.

    • Elke persoon kan op elk moment pensioen opnieuw laten berekenen.

Medische attesten voor de aanvraag van speciale onderwijsleermiddelen

• Artikel III.87, §1/1, vijfde lid, 2°

• Motivering

  • Artikel 91 van het decreet basisonderwijs van 25 februari 1997, het laatst gewijzigd bij het decreet van 5 mei 2023, §6 - “De medische attesten voor het aanvragen van de speciale onderwijsleermiddelen worden maximaal 110 jaar na de geboorte van de betrokkene bewaard wegens het permanente karakter van de functiebeperking van de betrokkenen en het recht op levenslang leren.”.

  • Artikel 357 van de Codex Secundair Onderwijs van 17 december 2010, het laatst gewijzigd bij het decreet van 5 mei 2023, §6 - “De medische attesten voor het aanvragen van de speciale onderwijsleermiddelen worden maximaal 110 jaar na de geboorte van de betrokkene bewaard wegens het permanente karakter van de functiebeperking van de betrokkenen en het recht op levenslang leren.”.

  • Artikel IV.38 van de Codificatie sommige bepalingen voor het onderwijs van 28 oktober 2016, gewijzigd bij de decreten van 3 juli 2020 en 7 juli 2023, §6 - “De medische attesten voor het aanvragen van de speciale onderwijsleermiddelen worden maximaal 110 jaar na de geboorte van de betrokkene bewaard wegens het permanente karakter van de functiebeperking van de betrokkenen en het recht op levenslang leren.”.

De erkende kwalificaties

• Artikel III.87, §1/1, vijfde lid, 3°

• Motivering

  • Artikel 20/1 Decreet betreffende de kwalificatiestructuur - ‘De erkende kwalificaties, vermeld in artikel 19, en de erkende of gelijkwaardig verklaarde leer- en ervaringsbewijzen, vermeld in artikel 20, worden maximaal 110 jaar bewaard.’.