Procesflow invoer
- stijn.bovy (Unlicensed)
Alvorens een dossier wordt gearchiveerd, doorloopt het een goedkeuringsproces. In dit proces komen meerdere rollen aan bod. Om het volledige plaatje te schetsen, leggen we kort het gehele goedkeuringsproces uit. Daarna gaat deze handleiding specifiek in op de verschillende processtappen.
Manuele invoer
De eerste stap in het proces is het aanmaken van een dossier. In deze stap wordt het dossier gekoppeld aan een serie en wordt beschrijvende metadata toegekend.
In een volgende stap kan de gebruiker stukken aan het dossier toevoegen. Deze worden in de applicatie opgeladen waarna beschrijvende metadata voor elk stuk kan worden toegevoegd.
Wanneer het dossier voldoende metadata en de juiste stukken bevat, kan het worden ingediend bij de informatiebeheerder.
Tijdens het indienen wordt een technische controle uitgevoerd op de stukken.
Na het indienen en de technische controle komt het dossier bij de informatiebeheerder terecht ter evaluatie. Hij/zij kan het dossier goedkeuren, afkeuren en terugsturen of weigeren.
Bij goedkeuren wordt het dossier na het genereren van de nodige representaties opgenomen in het archief.
Bij afkeuren gaat het dossier terug naar de archiefbeheerder en informatiebeheerder ter correctie. De metadata kan worden bewerkt of er kunnen stukken worden toegevoegd of verwijderd om het dossier opnieuw in te dienen.
Bij weigeren gaat het dossier naar de lijst ‘Geweigerde dossiers’. Deze lijst kan door de archiefbeheerder en informatiebeheerder worden geraadpleegd. Dossiers in deze lijst worden na 30 dagen automatisch verwijderd.
Het goedkeuringsproces voor manuele invoer ziet er als volgt uit:
Semi-automatische invoer
De eerste stap in het semi-automatische invoerproces is het opladen van een zipbestand waarin de dossiers, stukken en metadata zijn opgenomen.
Het zipbestand wordt door het systeem verwerkt en de archiefbeheerder en de informatiebeheerder kunnen fouten via de 'Verwerkingslijst' opvolgen.
Wanneer het zipbestand correct is verwerkt, kan men de dossiers bekijken en bewerken indien nodig.
Wanneer het dossier voldoende metadata en de juiste stukken bevat, kan het worden ingediend bij de informatiebeheerder.
Tijdens het indienen wordt een technische controle uitgevoerd op de stukken.
Na het indienen en de technische controle komt het dossier bij de informatiebeheerder terecht ter evaluatie. Hij/zij kan het dossier goedkeuren, terugsturen of weigeren.
Bij goedkeuren wordt het dossier na het genereren van de nodige representaties opgenomen in het archief.
Bij afkeuren gaat het dossier terug naar de archiefbeheerder en informatiebeheerder ter correctie. De metadata kan worden bewerkt of er kunnen stukken worden toegevoegd of verwijderd om het dossier opnieuw in te dienen.
Bij weigeren gaat het dossier naar de lijst ‘Geweigerde dossiers’. Deze lijst kan door de archiefbeheerder en informatiebeheerder worden geraadpleegd. Dossiers in deze lijst worden na 30 dagen automatisch verwijderd.
Het goedkeuringsproces voor semi-automatische invoer ziet er als volgt uit:
Invoer van de informatiebeheerder
Dossiers die door een informatiebeheerder worden aangemaakt, kunnen rechtstreeks worden goedgekeurd. Na het goedkeuren worden de verwerking van de stukken en het genereren van transformaties uitgevoerd en kan het dossier in het archief worden opgenomen, tenzij deze worden geweigerd door de technische controle.
Het proces voor dossiers aangemaakt door de informatiebeheerder ziet er als volgt uit:
Statussen tijdens de procesflow
Een dossier en zijn stukken hebben telkens een bepaalde status. Die status is afhankelijk van de stap in het proces waar een dossier en zijn stukken zich bevinden.
De statussen voor het manueel aanmaken van een dossier door de archiefbeheerder zien er als volgt uit:
De statussen voor het manueel aanmaken van een dossier door de informatiebeheerder zien er als volgt uit:
De statussen voor het semi-automatisch aanmaken van een dossier zien er als volgt uit:
NB: De statussen in het blauw zijn de statussen van het SIP-object. De zwarte statussen worden aan de dossiers in de SIP toegekend.