Serie aanmaken via de toepassing

Basics

Open

Je kan als seriebeheerder of informatiebeheerder op diverse manieren een serie aanmaken. De eerste optie bevat het manueel aanmaken van een serie.

• Ga via de navigatiebalk naar de knop ‘Series toevoegen’

• Kies de optie ‘Nieuwe serie maken’

• Vul de gegevens van de serie in en klik daarna op de knop ‘Bewaren’

De serie is aangemaakt en zichtbaar in de conceptenlijst. Deze serie is zichtbaar voor de seriebeheerder en de informatiebeheerder van de desbetreffende organisatie. Volgende acties kunnen uitgevoerd worden op de serie:

• Seriebeheerder kan de serie doorsturen ter indiening naar de informatiebeheerder

• Seriebeheerder en informatiebeheerder kunnen gegevens van de serie wijzigen

• Seriebeheerder en informatiebeheerder kunnen de serie verwijderen​​​​​​​

• Informatiebeheerder kan de serie indienen bij de bevoegde selectiecommissie

De gegevens invullen

Hieronder worden alle velden voor de manuele aanmaak van een serie overlopen volgens hun volgorde in de applicatie. Afhankelijk van het veld kunnen er restricties zijn op wat er ingevuld kan worden. Per veld is er uitleg over het type, de aard, het doel, best practices en een voorbeeld.

Het type geeft aan welke soort informatie ingevuld moet worden. Gaat het om een tekst, een datum, een getal, …? Is het een vrij tekstveld of is de keuze beperkt?

De aard geeft aan of het metadataveld verplicht is om een serie probleemloos naar de bevoegde commissie te sturen. De verplichte velden staan aangeduid met een klein rood sterretje achter de titel van het veld. Afhankelijk van wat je ingeeft in de velden kan het zijn dat er extra velden verplicht in te vullen zijn. Deze velden zullen dan verschijnen met een rood sterretje.

Indien je niet alle verplichte velden invult en op ‘Bewaren’ klikt, zal je de serie niet kunnen indienen bij de commissie. Dit kan enkel pas als alle verplichte velden zijn ingevuld. Zolang dit niet is gebeurd, zal er op de overzichtspagina van de serie een melding staan dat de serie onvolledig is. Wanneer je vervolgens op bewerken klikt, zal er bovenaan de pagina een lijst staan met alle nog in te vullen velden, nodig om de serie te kunnen indienen. Wanneer de verplichte velden zijn ingevuld, zal je de optie krijgen in de rechter benedenhoek om de serie in te dienen. De serie wordt dan opgestuurd naar de bevoegde commissie ter evaluatie.

Het doel geeft aan wat er van jou als gebruiker verwacht wordt. Hoe moet je het veld invullen om ervoor te zorgen dat de selectiecommissie jouw serie zeker goedkeurd?

De best practices bestaan uit tips en voorbeelden om het veld correct in te vullen.

Ten slotte is er voor elk veld ook een of meerdere voorbeelden die als leidraad kunnen dienen.

Inhoud

Naam

Beschrijving

Toepassingsgebied en Bewaargever

Archiefvormer

Open

Dienstverlening en proces

Dienstverlening

Proces

Datering

Begindatum

Einddatum

Wettelijke- en administratieve bewaartermijn

Je moet minstens voor één van de twee types bewaartermijn de verplichte metadatavelden invullen. Onder de vraag 'Is er een wettelijke/administratieve bewaartermijn?' moet je dus bij minstens een van beide 'ja' aanvinken. Je kan er ook voor kiezen om zowel een wettelijke- als een administratieve bewaartermijn in te vullen. Indien er zowel een wettelijke- als een administratieve bewaartermijn is, moet de administratieve bewaartermijn langer zijn dan de wettelijke. Bij berekening van de bewaarperiode voor dossiers in het E-depot wordt er rekening gehouden met de langste bewaartermijn. Indien er zowel een wettelijke- als een administratieve bewaartermijn is, worden deze niet opgeteld, maar krijgen de dossiers de langste bewaartermijn = de administratieve.

Wettelijke bewaartermijnen vloeien voort uit wetgeving zoals

• het Burgerlijk Wetboek (Vb.: rechtsvorderingen artikel 2262)

• Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren

• De beleids- en beheerscyclus voor lokale besturen

• Vlaams Personeelsstatuut

• Bestuursdecreet

• Decreet houdende de organisatie van kinderopvang van baby's en peuters

• ...

Administratieve bewaartermijnen zijn de weerspiegeling van de noodzaak om dossiers voor een bepaalde tijd bij te houden zonder dat wetgeving dit voorschrijft:

• Gedurende 5 jaar is het interessant naar berichten te kunnen terugkijken. Om zo te kunnen terugkijken naar de verschillende interne communicatieberichten er zijn verstuurd

• Voor een goede opvolging wenst men deze getuigschriften 10 jaar bij te houden

• De dossiers worden gedurende één legislatuur bewaard

• Gedurende een periode van 5 jaar (één legislatuur van de Vlaamse regering) worden directieverslagen relatief frequent geconsulteerd

Hieronder volgen enkele voorbeelden om de keuze voor een bepaalde bewaartermijn en de motivering daarbij toe te lichten:

• Serie Notulen van het college van burgemeester en schepenen heeft een administratieve bewaartermijn van 2 jaar na de bestuursperiode met de motivering 'Gedurende een periode van twee jaar na de legislatuur kan het nuttig zijn om naar deze documenten terug te grijpen voor het opvolgen van de werking van het overlegorgaan'

• Serie Dossiers inzake het beheer van het budget en de schulden van een cliënt heeft wettelijke bewaartermijn van 10 jaar na afhandeling van het informatieobject met de motivering 'Voor de stukken in de serie waarbij het OCMW administratieve of organisatorische steun verleent aan de cliënt, dient rekening te worden gehouden met de verjaringstermijn van persoonlijke rechtsvorderingen (artikel 2262 bis, Burgerlijk Wetboek)'

• Serie Inspectieverslagen Elektromechanische Installaties heeft een wettelijke bewaartermijn van 5 jaar na afloop van het informatieobject met de motivering 'Algemeen Reglement op de elektrische installaties: Boek II deel 6 controle van de installaties: Een kopie van dit verslag wordt gedurende ten minste vijf jaar bewaard hetzij door het erkend', daarnaast is er een administratieve bewaartermijn van 10 jaar omdat deze gedurende 10 jaar nuttig zijn bij het uitvoeren van herstellingen.

Bewaartermijn

Eenheid

Termijnspecificatie

Motivering

Verduidelijking termijnspecificatie

Bestemming

Bestemming

Motivering

Steekproefpercentage

Bewaarniveau

Openbaarheid

Wat is openbaar?

Impact op het publieksportaal

Motivering

Vertaling Openbaarheid van oud naar nieuw datamodel (release maart 2024)

Hergebruik

Regime

Motivering

Licentie

Informatieclassificatie

Type persoonsgegevens

Niet opnemen in Mijn Burgerprofiel

Trefwoorden

Opmerkingen

Extensies

Onder het tabblad 'extensies' van een serie kan je de extensies koppelen aan de serie. Dit zijn metadata die geen deel uitmaken van het kerndatamodel van een dossier of stuk in het E-depot. Het kan zijn dat het voor bepaalde dossiers of stukken noodzakelijke is om extra metadata te registreren. Voor een serie omgevingsdossiers kan het bijvoorbeeld nuttig zijn om een extensie 'adres' toe te voegen waarin per dossier metadatavelden zoals straat, gemeente, herkomst, huisnummer, busnummer, postcode... kan invullen. Op serieniveau ga je onder het tabblad 'extensies' van de serie extensies koppelen aan de serie die je dan in het E-depot kan invullen voor elk dossier dat onder die serie aangemaakt wordt.

Net zoals beveiligingsgroepen moet het koppelen van extensies aan de serie niet gebeuren bij de aanmaak van de serie. Wanneer jouw serie goedgekeurd is door de selectiecommissie kan je nog altijd extensies koppelen aan de serie zonder dat deze hierdoor opnieuw langs de selectiecommissie moet passeren voor goedkeuren. Wanneer je (nog) geen gebruik maakt van het E-depot is het gebruik van extensies nog niet relevant dus kan je dit overslaan.

Een extensie bestaat uit een of meerdere attributen waarvan het type is vastgelegd. Het type geeft aan of het om een vrije tekst gaat, een nummeriek veld, een aanvink-vakje of een lijst. Per extensie kan je kiezen of deze bij de metadata van het dossier wordt toegevoegd of bij die van elk stuk binnen een dossier.

Wanneer je vervolgens in het E-depot een dossier aanmaakt kan je dan de metadatavelden van de geactiveerde extensies invullen voor de dossiers en/of de stukken.

Relaties

Onder het tabblad 'relaties' heb je de mogelijkheid om relaties te leggen met een eigen gepubliceerde serie in het Serieregister. Sommige relaties worden automatisch aangemaakt door het systeem. Enerzijds als je een sjabloonserie als template gebruikt om een nieuwe serie aan te maken. In dat geval ontstaat er een 'afgeleid van'-relatie tussen jouw nieuwe serie en de sjabloonserie. Anderzijds als je een serie opvolgt. In dat geval ontstaat er een 'opvolg'-relatie tussen de originele serie en de nieuwe serie. Daarnaast kan je manueel relaties leggen door onderaan rechts op 'Maak een relatie aan' te klikken.

Vervolgens moet je twee zaken aangeven:

• De soort relatie

  • Geassocieerd: Als de serie een duidelijke link heeft met een andere serie, bv. de serie facturen met de serie overheidsopdrachten. Het kan hier echter nooit gaan om een hiërarchische relatie. 

  • Vervat in: Als de serie onder een overkoepelde serie valt, wordt deze overkoepelende serie hier aangegeven.

  • Bevat: Als de serie een aantal onderliggende series heeft die verschillende beheersregels kennen, dan worden deze hier aangegeven.

• De serie waarmee de relatie wordt gelegd

  • Hier moet je uit een lijst de serie selecteren waarmee het gekozen relatietype wordt gelegd. In deze lijst staan gepubliceerde series van de eigen organisatie. Je kan dus geen relatie leggen tussen twee serie die in concept staan aangezien de drop down-lijst enkel uit gepubliceerde serie bestaat.

Op alle series die in dit tabblad vermeld staan, kan doorgeklikt worden zodat je de details van de gerelateerde series kan bekijken.

Beveiligingsgroepen

Onder het tabblad 'beveiligingsgroepen' van een serie kan je de serie koppelen aan beveiligingsgroepen die je hebt aangemaakt. Het koppelen van beveiligingsgroepen aan een serie is mogelijk bij een serie die informatieclassificatieniveau 3 of 4 heeft. Series die informatieclassificatieniveau 1 of 2 hebben, moeten eerst aangepast worden (door een review te starten) naar niveau 3 of 4 vooraleer je beveiligingsgroepen kunt koppelen.

Beveiligingsgroepen koppelen aan jouw serie moet niet gebeuren bij de aanmaak van de serie. Wanneer jouw serie goedgekeurd is door de selectiecommissie kan je nog altijd beveiligingsgroepen koppelen aan jouw serie zonder dat deze hierdoor opnieuw langs de commissie moet passeren voor goedkeuren. Wanneer je (nog) geen gebruik maakt van het E-depot is het gebruik van beveiligingsgroepen nog niet relevant dus kan je dit overslaan.

Om de beveiligingsgroepen aan te passen ga je naar de detailpagina van een serie. Bovenaan kan je op de tab 'Beveiligingsgroepen' klikken. Het systeem toont de al toegekende groepen. Bij series met informatieclassificatieniveau 1 of 2 zullen de beveiligingsgroepen "Informatiebeheerder" en "publiek/intern" getoond worden. Enerzijds wijst de groep informatiebeheerder erop dat iemand met de rol 'informatiebeheerder' in het E-depot altijd toegang heeft tot alle dossiers en stukken van alle series. Anderzijds wijst de groep 'publiek/intern' erop dat iedere collega die toegangsrechten heeft tot het E-depot ook toegang heeft tot de dossiers en stukken van deze serie. Je zal ook zien dat je geen optie hebt om de beveiligingsgroepen te wijzigen.

Bij series met informatieclassificatieniveau 3 of 4 kan je onderaan op de knop 'Bewerken' klikken. de beveiligingsgroep 'Informatiebeheerder' zal standaard toegewezen zijn. Daarnaast kan je onderaan klikken op 'Bewerken' om beveiligingsgroepen toe te voegen. Er zal een drop down-lijst verschijnen met daarin alle beveiligingsgroepen die je hebt aangemaakt. Je kan een of meerdere beveiligingsgroepen selecteren. Na het selecteren van de beveiligingsgroep(en) klik je onderaan op 'Bewaren' waarna je terugkeert naar de overzichtspagina van de beveiligingsgroepen die nu gekoppeld zijn aan de serie.

Work around oplossing codelijsten voor lokale besturen

Lokale besturen die nog geen processen in kaart hebben gebracht, hebben de mogelijkheid om de processen uit de algemene selectielijst voor gemeenten te laten importeren in het Serieregister. Het Excel-bestand vind je terug in de dienstruimte van het Serieregister.

1. Download het bestand

2. Bewerk de lijst indien nodig

3. Lever het bestand terug aan Digitaal Archief Vlaanderen via een ticket in de Servicedesk

4. De processen worden eerst geïmporteerd in de testomgeving van het Serieregister

5. Na validatie door jou, de klant, worden de processen ook geïmporteerd in de productieomgeving van het Serieregister